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7个简单的商务英语电子邮件写作示例

冯美云 冯美云 发表于2023-09-09 17:46:54 浏览421 评论0

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在商业世界中,大多数人都使用电子邮件作为书面沟通的主要方式,有些情况下甚至是唯一的方式。对于许多学习商务英语的学生来说,练习商务电子邮件写作技巧是课程的重要组成部分。虽然大多数人愿意给朋友写非正式的电子邮件,其中可能会有语法错误,但当写给同事和客户时,我们希望给他们留下良好的印象,情况就不同了。
或者在需要比平常更加谨慎或更具外交手腕的情况下。那么,如何确保你的电子邮件写作技巧达到标准呢?以下是一些建议,我想与您分享:

1. 主题行
始终要有一个简洁明了地总结消息内容的主题行(例如:Re: 与ABC供应商的会议摘要)。
2. 简化句子
不要让你的电子邮件因试图使用太多技术术语或长词而显得拥挤。使用复杂和复合复杂句子是好事,但要确保它们容易理解。
许多学生常见的错误是直接从自己的语言翻译过来。这通常会导致混乱的句子。一个常用的原则是使用KISS测试——保持简洁和简单。
3. 考虑你的读者是谁
是同事、客户还是你的上司?电子邮件应该是非正式还是正式的?如今,大多数商务电子邮件都具有中性的语气。请注意非正式和正式之间的区别:
Informal – Thanks for emailing me on 15th February
非正式 – 感谢您在2月15日给我发电子邮件
Formal – Thank you for your email dated 15th February
正式 – 感谢您于2月15日发来的电子邮件

Informal – Sorry, I can’t make it
非正式 – 对不起,我不能参加。
Formal – I am afraid I will not be able to attend
正式 – 很抱歉,我不能出席。

Informal – Can you…?
非正式 – 你能……吗?
Formal – I was wondering if you could…
正式 – 我想知道你是否能够……?

如果你与同事有长期的工作关系并且相互了解,那么一些电子邮件可以是非正式的。这种风格最接近口语,因此通常可以使用日常用语和会话表达。例如,“Don’t forget’- 别忘了”,“Catch you later-待会见”,“Cheers-干杯”。
读者可能也会接受或忽略非正式电子邮件中的小语法错误。然而,如果电子邮件发给客户或高级同事,那么糟糕的语法和过于友好的写作风格很可能不会被接受。
4. 对大写字母、标点符号、拼写和基本语法要非常小心
虽然在非正式电子邮件中这些问题可以被容忍,但在商务电子邮件中它们是你塑造形象的重要部分。在点击发送按钮之前,给自己足够的时间来编辑你所写的内容。
在今天忙碌的世界中,很容易发送许多未经彻底检查的电子邮件:作为英语学习者,你应该有意识地在发送之前进行双重检查。

5. 考虑你希望表达多直接还是间接
在某些文化中,通过电子邮件进行非常直接的通信是常见的做法。然而,如果你写信给另一个国家的人,而且用的语言不是你的母语,这可能会引起问题。他们可能会认为你的直接态度是粗鲁的,甚至可能冒犯。
考虑以下情况:
Direct – I need this in half an hour
直接 – 我需要这个在半小时内。
Indirect and polite – Would it be possible to have this in half an hour?
间接而有礼 – 是否可能在半小时内拿到这个?


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Direct – There will be a delay
直接 – 会有延迟
Indirect – I’m afraid there may be a slight delay
间接 – 我担心可能会有轻微延迟。

Direct – It’s a bad idea
直接 – 这是一个坏主意
间接 – 老实说,我不确定那是否是一个好主意。

通过调整你的语气,你更有可能得到读者的积极回应。

6. 保持积极态度!
看看这些词语: helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity.
现在看看这些词语: busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard.
你使用的词语反映了你对生活的态度,所以明智地选择你的词语。

7. 寻求反馈
尽量获取对你写的电子邮件的反馈。这可以来自你的英语老师或你认识的英语水平较高的人。
研究你收到的电子邮件中的英语。如果是一封写得很好的电子邮件,仔细观察其中使用的一些语言。通过收集你听到或读到的各种语言,建立自己的短语库;它们在将来可能会有用。

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